Kortversionen

• Nybro kommuns lokalvårdsorganisation saknade översikt över uppdrag, tider och resursanvändning – planeringen sköttes i hembyggda Excel-filer.
• En del Medarbetare visste inte alltid vad som ingick i avtalen för de objekt de skulle städa.
• Med CleanPilot har kommunen fått full kontroll över drift, städplaner och kvalitetsuppföljning.
• Resultat: Ökad trygghet hos medarbetarna, starkare teamkänsla och ett faktabaserat underlag för kunddialoger.
• Nybro är nu på gång att börja arbeta med insamlad data med syfte att omförhandla avtal med kommunens interna kunder.

Kundprofil

• Företag: Nybro kommun, lokalvårdstjänsten, cirka 60 medarbetare fördelade på tre städområden. Verksamheten ansvarar för städning av bland annat skolor, förskolor, fritidsanläggningar och äldreboenden.
• Bransch: Offentlig sektor / Fastighet och lokalvård
• Ort: Nybro, Kalmar län, Sverige, cirka 19 800 invånare.
• Omfattning: Ca. 180 000 m², ca. 70 byggnader, ca. 60 medarbetare fördelade på tre städområden
• Produkt i bruk:
  • CleanPilot Plan & Economy
  • CleanPilot Direct & Go manager
  • CleanPilot Go
  • CleanPilot Quality
• CleanPilot implementerades från januari 2025. 

Utmaningen

När Elin Björkman tillträdde som enhetschef för lokalvård i Nybro kommun 2022, stod verksamheten inför en tydlig utmaning: otydliga städscheman, hembyggda Excel-filer och medarbetare som inte visste vad som förväntades av dem. Idag är bilden en helt annan.

"Jag förstod knappt vad vi gjorde de dagarna. Vem gör vad? Vilka uppdrag har vi? Medarbetarna visste inte ens vad som ingick i avtalet för det objekt de skulle städa."

– Elin Björkman, enhetschef lokalvård och vaktmästeri, Nybro kommun

Otydlighet och otrygghet som drivkraft

Nybro kommuns lokalvård är organiserad i tre städområden med ungefär 60 medarbetare. Som intern tjänsteleverantör städar de bland annat kommunens skolor, förskolor, fritidsanläggningar och äldreboenden.

När Elin Björkman kom in som ny enhetschef märkte hon snabbt att något behövde göras. Medarbetarna saknade tydliga städscheman och visste ofta inte hur många rum av en viss typ som ingick i ett planerat område, var lokalerna fanns eller exakt vad som ingick i deras uppdrag. Planeringen sköttes via hembyggda Excel-filer, och det fanns inget system för att följa upp vad som faktiskt hände ute i verksamheten.

"Det var väldigt mycket taget ur luften", konstaterar Elin. "Vi visste ungefär hur lång tid ett städobjekt brukar ta, men vi kunde aldrig vara säkra. Framför allt vid oplanerad frånvaro blev det väldigt chansartat att leverera."

Ett konkret exempel illustrerar hur stor ovissheten var: År 2023 anordnade verksamheten en intern quiz där en av frågorna handlade om hur många kvadratmeter medarbetarna städade per dag. För att svara fick de gräva fram gamla listor. Svaret stämde inte överens med vad de vet i dag.

Resan mot rätt system

Arbetet med att hitta ett digitalt städsystem inleddes i slutet av 2022. Elin kartlade marknaden, jämförde leverantörer och involverade medarbetarna tidigt i processen, utan att ännu veta exakt vart resan ledde.

"Vi pratade tidigt internt om vad andra gör och om hur ett system kunde hjälpa oss. Och när tankarna väl börjat komma började medarbetarna själva att googla runt. Det gjorde att alla kände ägandeskap av processen redan från start."

Från det att undersökningen startade till att kontraktet med CleanPilot signerades gick det nästan två år. Elin betonar att den långa processen var nödvändig, inte minst för att förankra beslutet uppåt i organisationen och hos de fackliga representanterna.

"Våra fackliga parter var väldigt insiktsfulla om de utmaningar vi stod inför. De var eniga om att vi behövde göra något. Så när vi väl körde igång fanns det inga hinder i den processen."

Varför CleanPilot?

Valet av leverantör styrdes av två huvudfaktorer: användarvänlighet och branschkännedom.

"Det var viktigt att systemet var anpassat för lokalvårdarna. De är navet i vår verksamhet och behöver de bästa förutsättningarna", förklarar Elin. "Ungefär 70 procent av vad vi värderade handlade om användarvänlighet för dem. Lika viktigt var att leverantören hade verklig branschkännedom, att man förstod vår vardag och de situationer som uppstår."

En annan avgörande faktor var det stöd och den coachning som Datec erbjöd redan innan kontraktet var påskrivet, något Elin lyfter fram som ovärderligt.

"Redan innan vi hade bestämt oss diskuterade vi vilka förändringar vi skulle behöva göra i vår organisation för att systemet ska passa oss så bra som möjligt. Den coachningen fanns där från allra första början."

Implementering med människorna i centrum

Projektet startade i januari 2025. Det var en intensiv men genomtänkt implementering, med ett ledarteam som aktivt arbetade för att möta medarbetarna där de befann sig.

”I början hade vi en väldigt lugn inkörning. Börja med ett par timmar om dagen, lär känna systemet, bli kompis med iPaden. Det var på den nivån”, berättar Elin. “Sedan kopplade vi ihop medarbetare som kände sig osäkra med dem som kommit igång ordentligt. Huvudbudskapet var: 'Det händer ingenting farligt om du gör fel'.”

Rädslan för att bli övervakad var ett tema i början, men den bleknade snabbt bort.

"Alla pratade om det innan. 'Ska någon nu sitta och titta vad jag gör varenda minut?' Men nu är det ingen som pratar om det längre. Det har landat helt annorlunda än många befarade."

"Den absolut största förbättringen är medarbetarskapet. Det är lika viktigt att lyfta fram som hur användarvänligt systemet är."

– Elin Björkman

Konkreta resultat: trygghet, transparens och teamkänsla

Medarbetarna dokumenterar städning i realtid via iPad och vet alltid exakt vad som är gjort och vad som återstår. De digitala ritningarna gör det enkelt att navigera även på okända objekt. Kvalitetsuppföljningen sker nu digitalt i stället för på papper, och teamet har en betydligt bättre gemensam förståelse för vad som är godkänd kvalitet.

En av de mer oväntade effekterna är att engagemanget hos medarbetarna har stärkts betydligt. Elin lyfter fram ett konkret exempel:

"Jag har medarbetare som vet att en kollega befinner sig på en viss plats vid en viss tid, och som spontant går dit och hjälper till innan fikapausen. Det går inte att mäta i KPI:er, men det är en otroligt stor förändring."

För samordnarna har möjligheten att ge rätt stöd vid rätt tillfälle förändrats i grunden. Och för Elin som ledare innebär det ett nytt slags ledarskap.

"Tänk vilken arbetsgivare man kan få lov att vara, med ett system där vi snabbt kan uppdatera städscheman, planer och ritningar, och där vi tidigt får information om förändringar. Det är jätteroligt. Jag känner mig väldigt stolt."

Data som underlag för bättre kunddialoger

Nästa steg för kommunen handlar om att använda insamlad data för att förbättra avtalen med kommunens interna kunder. I år inleder Nybro en formell avtalsprocess med faktaunderlag i stället för antaganden.

"Vi har hittat ställen där vi kan minska städfrekvensen utan att kvaliteten påverkas, och lägga den frigjorda tiden på annat. Det gör att vi nu kan ge våra kunder det de faktiskt behöver, inte vad man tror att man behöver."

Elins råd till andra kommuner

Till kommuner som överväger att ta samma steg har Elin följande råd:

"Gör en grundlig genomlysning av hela organisationen. Prata med lokalvårdarna om vilka problem de upplever och vilka lösningar de själva ser framför sig. Involvera dem tidigt, utan att ha facit klart och utan att veta exakt vart resan leder. Och när ni väl har bestämt er: var inte rädda för tankar, åsikter och känslor. Möt dem. Se era medarbetare."

Hon understryker också att ett verksamhetssystem aldrig kommer att passa rakt in i en organisation utan anpassningar.

Ett system kommer aldrig att passa 110 procent utan att du förändrar något. Men om du vet vilka förändringar du är villig att göra, och väljer en leverantör som förstår era behov, då är du på rätt väg.

När vi till sist ber Elin sammanfatta hela resan i en mening, ler hon och säger:

"Resan med CleanPilot har varit insiktsfull, lärorik och glädjefull, och har utmanat organisationen på ett väldigt bra sätt. Supervärdefullt!"

– Elin Björkman, Nybro kommun