Arbetar du fortfarande efter en städplan i pappersformat?

När vi skulle digitalisera städplanerna på en skola fick vi ett utskrivet dokument där det stod: ”Tömma askkopp”. Rökförbudslagen kom 1993, så planen måste ha legat orörd i många år. Tyvärr är detta inte unikt. Många arbetar fortfarande efter föråldrade städplaner. Resultatet behöver inte nödvändigtvis vara dålig kvalitet – många lokalvårdare sträcker sig långt för att kompensera för bristande struktur. Men det har ett pris. Otydliga uppgifter skapar stress, osäkerhet och en känsla av orättvis arbetsbelastning – något som tär på både motivation och arbetsmiljö.

När planen släpar efter, gör kvaliteten det också

Som tidigare fastighetsekonom och nu Senior Kundrådgivare på CleanPilot by Datec har jag sett insidan av städbranschen ur många vinklar, och sådana här situationer är inte ovanliga:

• Toaletter på en grundskola upplevdes som smutsiga. Inte för att städpersonalen gjorde ett dåligt jobb, utan för att rektorn köpte in för lite städning.
  
  
• Ett kopieringsrum i ett kontorshus gjordes om till vilorum och började användas dagligen. Städaren tog ansvar och ökade frekvensen på eget initiativ för att hålla önskad standard. Men eftersom planen aldrig uppdaterades, blev insatsen osynlig – både för ledningen och i resursräkenskaperna. När flera sådana förändringar sker över tid, utan att det fångas upp i systemet, riskerar man en konstant överbelastning för städaren, samtidigt som ledningen saknar rätt underlag för att dimensionera korrekt.

När städplanen inte är uppdaterad försvinner möjligheten att justera resurserna i takt med verkligheten. Utan översikt blir allt ad hoc. Många planer har inte reviderats sedan hockeyfrisyren var på modet. Men även en fem år gammal plan kan vara för gammal.

Det handlar inte om bristande insats, utan om bristande förväntningsstyrning. Städning är en färskvara. När ett rum upplevs som smutsigt tre timmar efter städning, kan det bero på för låg frekvens – inte dåligt utfört arbete. Men utan tydlig plan och kommunikation är det oftast städaren som får ta skulden. För det är dem användaren möter – inte systemet bakom.

Och när planerna saknar flexibilitet och digitala uppdateringar, står städpersonalen ensamma i korselden mellan förväntningar och verklighet.

”Jag vet inte vad jag ska prioritera”

Många lokalvårdare berättar att de känner stress och brist på kontroll. Inte för att de inte gjort ett bra jobb, utan för att de är osäkra på om de gjort rätt jobb.

Med tiden tär denna ovisshet. Osäkerhet och bristande översikt bidrar till stress, vilket i sin tur är en bidragande orsak till sjukfrånvaron vi ser i branschen. Tydliga ramar och bra verktyg gör skillnad.

I ett pilotprojekt med en kommun fick vi en återkoppling som gjorde intryck: En lokalvårdare berättade att hon under pilotperioden kunde gå hem med sänkta axlar, eftersom hon visste att det hon hade gjort var synligt för chefen och i linje med planen. Då vet man att digitaliseringen lyckats!

Utan tydliga förväntningar – ingen rättvisa

Städning är ett osynligt arbete. Man märker det först när det inte är gjort. Därför är det avgörande med en gemensam förståelse för vad som faktiskt ska levereras. Tydliga förväntningar handlar inte om att kontrollera människor – det handlar om trygghet och möjligheten att styra sin egen vardag.

I dag finns digitala planeringssystem som gör det möjligt att skapa flexibla städplaner, uppdatera dem i realtid, följa upp kvalitet och hantera förändringar – utan att tappa översikten. Det ger bättre styrning, bättre arbetsmiljö och färre missförstånd.

Det är chefens ansvar

Många städledare drar sig för att ”ta kontroll” – kanske av rädsla för att verka misstänksamma. Men kontroll handlar inte om övervakning. Det handlar om att leda. Och som ledare har vi ett ansvar: Att se till att medarbetarna vet vad som förväntas av dem, och att de har verktygen de behöver för att lyckas.

Med god översikt kan du dimensionera rätt, säkra avtalad kvalitet och samtidigt hålla koll på kostnaderna.

Ännu viktigare – med en digital plattform som möjliggör öppenhet och tvåvägskommunikation ger du städpersonalen möjlighet att påverka sin egen vardag. Struktur ger frihet. Transparens bygger samarbete. När både chef och medarbetare ser samma bild, kan ni spela varandra starka – varje dag.

Tre enkla steg för bättre kontroll på städningen

1. Gör planen levande – och digital

Städplanen ska inte vara ett statiskt dokument i en pärm. Den ska vara ett aktivt styrningsverktyg som speglar dagens behov. Digitalisera planen och gör det enkelt att uppdatera i realtid när byggnader eller behov förändras. Det ger bättre styrning, rättvisare arbetsfördelning och färre missförstånd.

2. Skapa struktur och transparens för trygghet

Lokalvårdare upplever ofta stress och osäkerhet när förväntningarna är otydliga. Med en digital och transparent plattform som öppnar för tvåvägskommunikation får de större ägarskap över sin vardag. När struktur och förväntningar är tydliga blir det lättare att skapa en känsla av kontroll och ett gott samarbetsklimat.

3. Ta ledarskap – inte kontroll

Bra ledarskap handlar inte om misstänksamhet, utan om att ge människor rätt verktyg. Se till att planerna är uppdaterade, att städarna vet vad som förväntas och att du har översikten som krävs för att fördela resurser rättvist – även när oförutsedda händelser uppstår. Städning är en samhällskritisk funktion. Led därefter.

Vet dina lokalvårdare vad som förväntas av dem – varje dag? Om inte, är det kanske du som måste ta första steget.

Lokalvård är en kritisk funktion i vårt samhälle. När du som ledare tar ansvar, skapar du trygghet, förutsägbarhet och rättvisa för människorna omkring dig. Det gynnar både städpersonalen och användarna av byggnaderna.

Kom ihåg – det första steget behöver inte vara stort. Men det måste tas. Det är så vi bygger trygghet, tillit och kvalitet.

En uppdaterad plan i taget.