Digital förändringsledning i städbranschen: Hur lyckas man?
I många år drev vi städningen i Sandefjord kommun på det analoga sättet, med pärmar, kladdpapper och listor som hängde i städskrubbarna. Vad städningen egentligen kostade hade vi ingen översikt över – annat än det som till slut dök upp i bokföringen som lönekostnad. När vi 2022 fick ett betydande sparkrav blev vi tvungna att ta kontrollen. Det blev starten på en resa in i digital förändringsledning som lärt oss mer än någon kurs eller ledarskapsbok kunde ha gjort.
Hur sparar man sex miljoner kronor per år på städbudgeten?
Vi var egentligen tidigt ute med att börja använda digitala verktyg för städplanering. Redan 2018 tog vi in CleanPilot – men vi arbetade fortfarande enligt gamla vanor och utnyttjade inte verktygets fulla potential.
Därför var vi heller inte särskilt nöjda. Men när kravet om att spara sex miljoner kronor lades på bordet var vi tvungna att inse att problemet inte låg i teknologin, utan i hur vi använde den.
Som ganska nyanställd avdelningschef på Miljörengöring fick jag frigjord tid till att leda projektet. Vi började nästan helt från början – något som både var nödvändigt och omvälvande.
Den största skepsisen kom faktiskt inte från städarna, utan från ledningsgruppen:
"Tänk om det inte fungerar?"
"Tänk om vi tappar kontrollen?"
Några blev nästan paralyserade. Som den teknikoptimist jag är måste jag erkänna att jag i min iver stressade vissa av dem runt omkring mig.
Efter hand lärde vi oss att ge varandra tid, tillföra kompetens och därigenom skapa trygghet kring processen och beslutet att genomföra en digital omställning av kommunens städverksamhet.
Medarbetarnas delaktighet en viktig framgångsfaktor
År 2023 relanserade vi CleanPilot i kommunen.
Alla lokalvårdare, inklusive vikarier, utrustades med iPad och vi lade ner tid på att förklara varför det var viktigt att använda systemet på rätt sätt – både för deras egen skull och för avdelningen.
Det handlade om effektivare städning, bättre översikt och dokumentation och inte minst: lokalvårdare som kunde arbeta mer självständigt och ta kontroll över sin egen arbetsdag.
Jag tror att den främsta orsaken till att vi lyckades, var att vi tidigt beslutade oss för verklig delaktighet. Vi informerade inte bara i efterhand – vi lyssnade, diskuterade och hittade lösningar tillsammans med medarbetarna.
Det skapade både stolthet och ägandeskap, och för mig är det en av de viktigaste förutsättningarna för att lyckas med förändring i en organisation.
Vad fick vi ut av det?
Vi hade fått besked om att skära ner sex miljoner kronor i städavdelningen – vilket i praktiken innebar att minska lönekostnaderna. Vi lyckades spara nästan åtta miljoner. Och det utan att behöva säga upp någon. Faktum är att vi slutade med att öka tjänstgöringsgraderna, minska deltidsarbete och få ner sjukfrånvaron.
Men det viktigaste resultatet för mig är det mänskliga: Känslan av kompetens, självständighet och inre motivation – allt mätt i vår årliga 10-faktorsundersökning – flera parametrar steg markant. Det visar att vi inte bara fått ett bättre system, utan också tryggare och stoltare medarbetare.
Vi upplever att CleanPilot ger oss en ny typ av trygghet i vardagen. När jag frågar en lokalvårdare om hjälp i en ny byggnad de aldrig varit i tidigare, får jag ofta ett leende och ett självsäkert svar: "Lägg bara in det på iPaden, så fixar jag det." Den inställningen ser jag att de växer med – och det är en glädje att se.
Den samma tryggheten gäller även för organisationen som helhet. När vi nu bygger en ny skola som ska stå klar 2026, har vi redan full översikt in i minsta detalj: vad städningen kommer kosta per timme, vilka ytor robotarna kan ta, var vi kan använda sensorer – och hur vi kan planera driften från dag ett.
Det ger förutsägbarhet för mig som ledare, och trygghet både för ekonomichefen och fastighetschefen.
Förändring tar aldrig slut – och det är bra
Ibland frågar folk mig om framtiden i städbranschen. Många oroar sig för att robotisering och digitala verktyg ska leda till färre arbetstillfällen.
Men historien visar något annat: Varje gång samhället gått igenom stora teknologiska revolutioner – som den industriella revolutionen på 1800-talet – har vi faktiskt i slutändan kommit upp med fler jobb och fler möjligheter.
Våra jobb försvinner inte, men de förändras. Hos oss ser vi redan nu att lokalvårdare inte bara utför städning, utan också lär sig underhåll och drift av robotar och digitala system.
Om det finns en sak som är helt säker, så är det att förändring aldrig upphör. Just därför blir förändringskompetens så viktigt. Förmågan att lära, lära om och lära nytt är vår viktigaste resurs i framtidens arbetsliv.
Tre konkreta råd till dig som vill lyckas med digital förändringsledning:
- Ge folk det de behöver för att lyckas.
Nya verktyg hjälper inte om du inte avsätter tid, utrymme och resurser för att använda dem rätt. Det handlar om att skapa förutsättningar för lärande och behärskning – inte bara installera teknik.
- Involvera istället för att diktera.
Involvera medarbetarna i vägvalen, dela osäkerhet och lyssna ärligt på deras åsikter. Du får inte bara bättre lösningar – du får ägandeskap och stolthet på köpet.
- Håll ut – och justera kursen längs vägen.
Digital förändring sker inte över en natt. Det tar tid att ändra vanor, lära nya system och få med alla. Vissa saker fungerar inte direkt – då måste du vara villig att justera istället för att ge upp.
Digital förändringsledning handlar om människor
Det viktigaste jag har lärt mig är att digital förändringsledning inte i första hand handlar om teknik – det handlar om kultur. Om att bygga en arbetsmiljö där människor får växa, ta ansvar och använda sitt omdöme – inte bara följa en plan. När vi lyckas med det skapar vi inte bara bättre drift. Vi skapar stolthet, och en organisation som klarar nästa förändring. Innan den ens kommer.
