​​FM-system: 4 misstag att undvika innan upphandlingen​

Du känner kanske igen historien: Ett nytt Facility Management-system köps in, implementeringen går enligt plan – men de förväntade vinsterna uteblir. Jag har sett det här mönstret upprepas gång på gång i arbetet med digitalisering av städtjänster, som utgör en betydande del av FM-budgeten. Men vissa organisationer lyckas faktiskt. Skillnaden ligger i fyra saker de gör innan upphandlingen skrivs och FM-systemet upphandlas. 

1. Involvera verksamheten innan RFI:n skrivs 

En av de vanligaste utmaningarna vi ser är när upphandling och verksamhet har arbetat i varsin silo. 

Upphandlingen har gjort ett gediget jobb med RFI, upphandlingsprocess och avtal. Men när systemet ska tas i bruk upptäcker verksamheten att det inte stödjer deras arbetsvardag. 

Det betyder inte att någon har gjort ett dåligt jobb – bara att de inte har gjort jobbet tillsammans. 

När upphandlingen kliver av efter kontraktssignering och verksamheten ska ta över ett FM-system de inte varit med att definiera, blir det svårt att skapa ägarskap. 

Konkreta åtgärder som fungerar: 

• Gör en behovsanalys tillsammans med verksamheten innan RFI-processen
• Testa gärna system genom piloter – det ger ovärderlig insikt
• Låt fackkompetens delta aktivt i utvärderingen av anbud
• Definiera 3–5 konkreta KPI:er tillsammans – vad betyder egentligen ”framgång”? 

När verksamhet och upphandling samarbetar kring behovsanalysen, dyker ofta en avgörande fråga upp: Vilket arbetssätt ska FM-systemet stödja? 

2. När du väljer FM-system, väljer du arbetssätt 

Detta är kanske det mest underskattade med systemval: 

Ett digitalt FM-system är inte bara ett verktyg – det formar hur organisationen arbetar i många år framåt. 

Exempel: Norges idrottshögskola (NIH) 

Låt mig ge ett konkret exempel. Norges idrottshögskola (NIH) har gått från frekvensbaserad till behovsstyrd städning – med goda resultat. 

NIH förvaltar 72 000 kvm med aktivitet från tidig morgon till sen kväll. Med 14 anställda som dagligen städar 36 000 kvm var utmaningen tydlig: att få full kontroll och frigöra tid till uppgifter som annars skjuts på framtiden. 

2020 började de använda CleanPilot Connect och placerade ut 70 sensorer i sina byggnader. Det gav en besparing på i snitt 40,5 timmar per månad (ca 500 timmar första året). Mötesrum som tidigare städades dagligen visade sig användas 2–3 gånger per vecka – resurserna kunde omfördelas. Under COVID-19 kunde den frigjorda tiden användas till smittskyddsåtgärder. 

Som sektionsledare Tore Sundby uttrycker det: “Med sensordata har vi full översikt i realtid. Den stora effekten är att vi frigör tid till uppgifter vi annars skjuter på. Det var inte möjligt innan vi använde sensordata. Besparingarna är större än kostnaderna.” 

Nyckeln till framgång låg i NIH:s tillvägagångssätt – de definierade sina behov först, sen valde de teknik som stödde det arbetssättet. 

Frågor att ställa internt: 

Vill vi fortsätta med frekvensbaserad städning, eller gå över till behovsstyrd? 

• Ska FM-systemet vara ett kontrollverktyg eller bidra till förbättring?
• Hur ska vi använda systemets data för att förbättra våra processer?
• Har vi ledare som följer upp, analyserar data och driver förbättring?
• Vilka system måste FM-systemet integreras med?
• Hur ska vi använda data från olika system som beslutsstöd?
• Vilka konkreta vinster förväntar vi – och hur ska de dokumenteras?
• Har vi KPI:er som mäts i drift, inte bara vid inköp? 

Dessa svar bör styra systemvalet. Men när man börjar utvärdera anbud är det lätt att glömma vad som faktiskt skapar värde – och låta pris väga för tungt. 

3. Se på pris i förhållande till faktisk leverans 

Offentliga upphandlingar styrs av krav på likabehandling och prisfokus, vilket är viktigt. Men lägsta pris är inte alltid bästa affär – särskilt inte för system som ska användas under lång tid. 

Vad vi rekommenderar att ni utvärderar: 

• Total ägandekostnad (TCO) under systemets livslängd, inte bara inköpspris
• Kostnader för implementation, utbildning och support
• Dokumenterade referenser kring användarvänlighet och adoption
• Leverantörens erfarenhet och supportkapacitet 

Ett billigt FM-system som aldrig används är en bortkastad investering. Ett system med något högre kostnad, men som verkligen skapar effektivitet och kvalitet, är god ekonomi. 

God praxis: Väg anbudskriterier så att kvalitet, funktionalitet och värdeskapande väger minst lika tungt som priset. 

Men även med rätt prisvärdering och leverantör får ni ingen effekt om FM-systemet inte samspelar med resten av organisationen. Det leder oss till sista punkten: 

4. Ställ krav på dokumenterad effekt av FM-systemet 

Nästan alla upphandlingar vi ser efterfrågar API:er och integrationsmöjligheter. Det är bra. Men få efterfrågar dokumenterad nytta av dessa integrationer. 

Det är ett missat tillfälle – för integrationer skapar inte värde i sig. Det är vad ni gör med dem som spelar roll. 

Exemplet från NIH visar hur integration mellan sensorer och städplaner ledde till 40,5 sparade timmar per månad. Men teknologin ensam skapade inte detta – det var kombinationen av öppna API:er, datainsikt och anpassning av arbetsprocesser. 

Integrationer är bara början. Sensorer som varnar för lågt behov hjälper inte om ingen använder informationen. Kräv därför inte bara integration – kräv att systemet hanterar och agerar på data. 

Integrationsarkitektur: Totallösning eller best-of-breed? 

Frågan om integration leder ofta till ett strategiskt val: Ska vi välja en allt-i-ett-lösning som täcker hela FM-området? Eller satsa på best-of-breed – specialiserade system som integreras? 

Båda har fördelar: allt-i-ett ger enklare administration, medan best-of-breed ger spetsfunktionalitet där det behövs mest. 

Men oavsett modell behövs öppna API:er. Dagens system måste kunna integrera med sensorer, smarta byggnader – och framtida behov vi ännu inte känner till. 

Vad vi rekommenderar att ni kräver: 

• Öppna API:er för integration med andra system
• Dokumentation på hur integrationer skapat värde hos liknande kunder 
• Konkreta resultat (t.ex. ”X timmar sparade per månad”)
• Möjlighet till framtida integration utan inlåsning 

Genom att ställa krav på dokumenterad effekt flyttar ni fokus från teknik till faktisk värdeskapande. Det gynnar alla: bättre beslutsunderlag för upphandlare, mer nytta för samhället och konkurrensfördel för leverantörer som faktiskt levererar. 

Det höjer kraven på hela värdekedjan. Och det behövs! 

Sammanfattning: Så lyckas ni med FM-system 

• Involvera verksamheten tidigt
• Tänk arbetssätt innan teknik
• Utvärdera pris i relation till effekt
• Kräv integration och dokumenterad nytta 

FAQ – Vanliga frågor om FM-system 

Vad är ett FM-system? 
Ett FM-system (Facility Management) är en digital plattform för att planera, utföra och optimera tjänster som städning, underhåll och drift i fastigheter. 

Vad bör man tänka på innan man köper ett FM-system? 
Involvera fackkompetens tidigt, definiera arbetssätt, se på total kostnad och ställ krav på dokumenterad nytta. 

Vad är skillnaden mellan allt-i-ett och best-of-breed? 
Allt-i-ett-lösningar täcker många funktioner i ett system. Best-of-breed består av specialiserade system som integreras. 

Hur mäter man vinsten av ett FM-system? 
Vanliga mått är sparad tid, förbättrad kvalitet och resursutnyttjande. Det kräver tydliga KPI:er och aktiv användning av data.