FM-system i drift: Så säkrar du att det skapar värde
.jpg "FM-system i drift: Så säkrar du att det skapar värde")
Månader går åt till marknadsundersökningar, RFI:er och upphandlingar. Sedan skrivs kontraktet – och uppföljningen upphör. Just när värdeskapandet skulle ha börjat.
Detta är del 2 i en artikelserie om FM-system och digital fastighetsförvaltning. Del 1 hittar du här: FM-system: 4 misstag att undvika innan upphandlingen.
I den förra artikeln delade jag fyra saker att tänka på innan FM-systemets upphandling skrivs. Men den verkliga utmaningen börjar först när kontraktet är signerat och systemet ska tas i bruk. Det gäller oavsett om ni har valt ett heltäckande FM-system eller en kombination av specialiserade lösningar för olika områden som städ, underhåll och energi.
Låt mig dela tre grepp som skiljer lyckade implementeringar från kostsamma felköp.
1. Är organisationen redo för ett FM-system?
Innan ni startar implementeringen, bör ni ställa er följande frågor:
- Är ledningen engagerad i att använda data?
Det spelar ingen roll hur mycket data som samlas in – om ingen analyserar och agerar på insikterna, uteblir effekten. Någon i ledningsgruppen måste äga uppföljningen.
- Finns kapacitet för förändring?
De första 12 månaderna är avgörande. Organisationen måste ha möjlighet att avsätta tid till lärande och processförbättringar.
- Har ni en kultur av kontinuerlig förbättring?
Ett FM-system är inte ”klart” när det är installerat. Framgång bygger på att man lär, justerar och förbättrar löpande.
- Är både inköp och verksamhet med på tåget?
Om verksamheten inte varit delaktig i behovsanalysen, utan bara får systemet i knät, saknas ägarskap.
Tips: Om ni är osäkra kring flera av dessa punkter – fundera på om organisationen verkligen är redo. Det är bättre att bygga rätt förutsättningar först, än att lansera ett system som aldrig tas i bruk.
När organisationen är redo handlar framgång om fyra konkreta grepp genom implementeringen:
2. Fyra steg som säkrar värde i driftsfasen
De mest framgångsrika FM-implementeringarna vi har varit involverade i har fyra gemensamma nämnare:
1. Sätt tydliga och mätbara mål från start
Undvik vaga mål som ”bättre översikt”. Definiera konkreta KPI:er:
- ”Minska tid för kvalitetskontroller med 20 %”
- ”Öka användarnöjdhet till 4,2/5”
- ”Spara 20 timmar per månad i planering”
Dessa mål ska vara satta innan implementeringen startar.
2. Ge någon ansvar
Någon måste ha både mandat och kapacitet att driva implementeringen. Vissa organisationer utser en dedikerad person, andra en projektgrupp.
3. Använd leverantören som rådgivare
Leverantörsvalet är minst lika viktigt som systemvalet. En bra partner har förståelse för bransch, standarder och FM-processer – och erbjuder öppna integrationer.
Ha regelbundna uppföljningsmöten där ni går igenom KPI:er och justerar vid behov. En beprövad modell är:
- Första uppföljning efter 1–2 månader
- Grundlig utvärdering efter 3–6 månader
- Effektuppföljning efter 12 månader
Leverantören ska inte bara leverera system – de ska vara er sparringpartner.
4. Låt användarna ta ägarskap
Systemet ägs inte av inköp – det ägs av de som använder det dagligen. Om användarna inte tar det till sig, uteblir nyttan. Det gäller särskilt inom städning, där systemet måste fungera i praktiken. Om lokalvårdarna inte använder det, försvinner hela värdet.
Men även med goda intentioner och solid uppföljning ser vi samma misstag upprepas:
3. De två dyraste misstagen att undvika
Genom åren har vi sett två återkommande misstag kosta organisationer dyrt:
1. Man digitaliserar för digitaliseringens skull
Att köpa ett system bara för att ”bli digital” är en fälla. Man investerar utan att få effekt. Det som gör detta extra kostsamt är att man ofta lever med ett dåligt system i flera år – bundet av kontrakt och rädsla för att erkänna felbeslut.
2. Uppföljningen avslutas efter kontraktet
Det här är kanske det vanligaste misstaget: Efter månader av arbete och ett undertecknat kontrakt – tar firandet vid, och sedan stannar allt upp. Men just där borde värdeskapandet ha börjat!
När inköp kliver av och verksamheten tar över ett system de inte varit med och kravställt – då saknas förståelse för vad man köpt och varför. Utan KPI:er och strukturerad uppföljning i driftfasen blir det svårt att veta om ni får det ni betalat för.
Problemet upptäcks för sent – och då blir det dyrt att korrigera.
Gemensam nämnare för dessa misstag: De handlar inte om teknologi, utan om process och ägarskap.
Sammanfattning: Tre steg som säkrar värde i FM-arbetet
Att digitalisera FM är inte ett projekt med ett slutdatum. Det är en kontinuerlig resa där systemet är ett verktyg – men där människorna och processerna skapar värdet.
De mest framgångsrika organisationerna är inte de med dyrast eller mest avancerad teknologi. Det är de som:
- Har säkerställt att organisationen är redo
- Följer upp systematiskt under hela implementeringen
- Lär av andras misstag och undviker fällorna
Ska ni implementera ett nytt FM-system? Börja med frågorna i punkt 1. Om ni tvekar på flera, bygg grunden först.
Tiden efter kontraktet avgör om ni gjort en bra investering – eller bara lagt ett nytt system i den digitala byrålådan.
Valet är ert.
I nästa artikel tittar vi på ett viktigt strategiskt vägval: Varför allt fler verksamheter väljer en best-of-breed-strategi framför ett tungt helhets-FM-system – och vad det innebär för flexibilitet, integration och värdeskapande.
FAQ – Vanliga frågor om lyckad FM-implementering
Vad gör vi om FM-systemet inte används som tänkt?
Börja med att ta reda på varför. Saknas ägarskap? Är målen oklara? Är utbildningen otillräcklig? Identifiera orsaken och involvera användarna i lösningen.
Hur ofta bör vi utvärdera vårt FM-system?
Minst tre gånger första året: efter 1–2 månader, efter 3–6 månader och efter 12 månader. Använd era KPI:er som utgångspunkt.
Vem ska ansvara för uppföljningen?
En person eller grupp med tydligt mandat och tillräcklig kapacitet – antingen en dedikerad resurs eller ett projektteam.
Hur vet vi om vi har realiserat konkreta vinster?
Genom mätbara KPI:er: sparad tid, förbättrad nöjdhet, sänkta kostnader. Det är nyckeln till att visa faktisk effekt.
Geir Arne Hansen
Geir Arne Hansen är Chief Administrative Officer (CAO) på Datec AS, där han leder företagets anbudsprocesser och affärsutveckling. Med nio års erfarenhet från FM-branschen och bakgrund från både offentlig och privat sektor, har han sett både lyckade digitaliseringar och kostsamma felköp – och vet vad som skiljer dem åt.
