Ett system som täcker alla verksamhetsområden lika bra? Det finns inte. Ändå har många traditionellt valt helhetssystem eftersom det upplevdes enklare att förvalta. Men med öppna API:er har det argumentet förlorat i styrka. Allt fler väljer det bästasystemet för varje verksamhetsområde – och kopplar ihop dem. Best of breed har blivit den nya standarden.
Detta är del 3 i en serie om FM-system och digital fastighetsförvaltning. Del 1 handlar om vad du bör tänka på före upphandling. Del 2 handlar om hur du säkerställer värde i driftsfasen.
Från helhetssystem till samspel
Det finns ingen leverantör som erbjuder en totallösning som är bäst inom alla områden samtidigt. Väljer du ett system som ska täcka allt, landar du ofta i något som är halvdant på det mesta.
Med modern teknik kan varje verksamhetsområde få ett specialiserat system anpassat efter sina behov. Verktyg som skapar värde för det egna fackområdet, i stället för att luta sig mot ett system som är utvecklat för något helt annat.
Sandefjords kommun sparade nästan åtta miljoner kronor per år när de fullt ut satsade på ett dedikerat lokalvårdssystem. Rana kommun minskade sjukfrånvaron från 18 till under 6 procent. Den gemensamma nämnaren? De gav lokalvårdsverksamheten ett verktyg utvecklat för just städ.
Vissa områden inom Facility Management har alltid haft större inflytande över teknikval än andra. Teknisk drift och fastighetsautomation har haft digitala system i många år – och sitter närmare beslutsprocesserna än vad lokalvård gör.
Paradoxen är tydlig: Trots att lokalvården utgör en av de största löpande kostnadsposterna i förvaltningen av byggnader, reduceras det ofta till en modul i ett fastighetssystem. En modul som i bästa fall hanterar det mest grundläggande: en startplan ochnågra uppgiftslistor. Men utan funktionalitet för att optimera driften och vidareutveckla verksamheten.
Det finns två risker med detta. För det första får du ett halvdant system som inte stödjer kontinuerlig förbättring. För det andra: När leverantören vidareutvecklar prioriteras kärnsystemet – inte tilläggsmodulerna. Det som är “nice to have” förfastighetsavdelningen är ett kritiskt verktyg för dem som faktiskt arbetar i verksamheten.
Best of breed handlar om samspel
Lokalvårdspersonalen är organisationens ögon ute i byggnaderna. De ser lampan som har gått sönder, läckaget, det trasiga dörrhandtaget. Med rätt integration dokumenterar de avvikelsen i sitt system, och informationen flödar automatiskt vidare tillfastighetssystemet där rätt person kan ta hand om ärendet.
Fler system innebär inte nödvändigtvis ökad komplexitet. Tvärtom kan de förstärka varandra.
De mest framgångsrika organisationerna arbetar redan så här tack vare färdiga integrationer mellan specialiserade lokalvårdsystem och de största fastighetslösningarna. Sensordata justerar städscheman dynamiskt. Avvikelser hamnar automatiskt hos fastighetsavdelningen. Kvalitetskontroller delas med kunder i realtid. Utan manuell registrering.
Marknaden rör sig mot större öppenhet kring API:er. Kopplingar mellan data och system blir allt enklare. Best of breed, öppna API:er och dataflöden mellan system är här för att stanna.
När kan ett helhetssystem ändå vara rätt?
Best of breed passar inte alla. Har du en liten organisation med begränsad IT-kompetens och enkla behov kan ett system vara enklare att hantera. Men ju större och mer komplex organisationen är, desto mer förlorar man på att tvinga in alla verksamhetsområden i samma lösning.
Och även om du väljer ett helhetssystem: Säkerställ att det har öppna API:er. Dina behov kommer
Leverantörsinlåsning: Den dolda risken
Med ett helhetssystem kan du vara låst i fem, sex – ibland tio – år. Om systemet inte ger verksamheterna det stöd de behöver saknar du möjlighet att förbättra leveransen under hela den perioden.
Med en best of breed-strategi kan du byta ut enskilda komponenter vid behov. Om ett system inte fungerar ersätter du det – utan att behöva riva upp hela infrastrukturen.
Men det kräver att du ställer rätt krav från början:
-
Ställ krav på öppna API:er.
-
Ställ krav på att systemen ska kunna kommunicera med de lösningar du redan har.
-
Acceptera inte system som lovar att göra allt – om de samtidigt låser in dig.
Råd till fastighetschefen
Står du inför ett systemval som ska täcka flera verksamhetsområden, inklusive städ och lokalvård, är detta mitt råd:
Involvera verksamheterna tidigt i processen. Låt dem beskriva sina behov. Respektera behoven och tänk efter en extra gång innan du drar slutsatsen att ett system kan täcka alla lika bra. Har du hittat ett sådant system har du hittat något jag aldrig har sett.
Fokusera i stället på att hitta rätt system för varje område – och ställ krav på att leverantörerna får dem att samverka.
Råd till lokalvårdschefen
Som lokalvårdschef behöver du stå upp för dina egna behov. Luta dig inte tillbaka och anta att fastighetsavdelningen förstår vad din verksamhet behöver bättre.
Det är du som vet vilka utrymmen som kräver daglig uppföljning och vilka som klarar sig med veckovis städning. Du ser vad som faktiskt händer i byggnaden. Den insikten förtjänar verktyg som ger dig möjlighet att förbättra kvaliteten, optimeraresursanvändningen och utveckla verksamheten – inte bara hantera det mest grundläggande.
Sammanfattning
Ett system som är bäst på allt finns inte. Men det finns något bättre: verksamhetsområden med egna verktyg – sammankopplade.
Sandefjord sparade åtta miljoner. Rana halverade sjukfrånvaron. Inte för att de hittade det perfekta systemet, utan för att de slutade leta.
FAQ: Vanliga frågor om best of breed vs. helhetssystem
Vad menas med best of breed?
Best of breed innebär att du väljer det bästa systemet för varje verksamhetsområde, i stället för ett system som ska täcka allt. Systemen integreras via API: er för att dela data och insikter.
Blir det inte mer komplicerat att administrera flera system?
Inte nödvändigtvis. Med moderna API:er och integrationslösningar kan systemen kommunicera sömlöst. Du får specialiserade verktyg som faktiskt stödjer varje verksamhet, i stället för ett system som är medelmåttigt på allt.
Hur undviker jag leverantörsinlåsning?
Ställ krav på öppna API:er från början. Säkerställ att systemen kan integreras med andra lösningar, så att du kan byta ut enskilda komponenter vid behov utan att ersätta hela infrastrukturen.
Vad bör jag kräva i en upphandling?
Involvera alla verksamhetsområden tidigt. Ställ krav på öppna API:er och dokumenterad integrationsförmåga. Utvärdera om varje områdes behov faktiskt kan täckas av ett och samma system – och var ärlig om svaret är nej.
